Dicas

A importância da gestão de custos nas pequenas empresas

gestão de custos

A gestão de custos é um dos principais pilares para o sucesso de qualquer negócio, especialmente para as pequenas empresas

Afinal, para obter um melhor desempenho, é necessário que as empresas sejam capazes de calcular, controlar ou administrar os custos de forma eficiente. 

E a gestão de custos permite, exatamente, realizar esses fluxos de controle, permitindo um desenvolvimento mais claro e constante às empresas. 

Ou seja, possibilita que as empresas determinem seus objetivos e prioridades, melhorem suas estratégias de negócios e analisem o desempenho de seus produtos e serviços a partir dos fluxos financeiros, qualificando as decisões e as oportunidades de crescimento no mercado.

Por isso, ao longo dos próximos tópicos, apresentaremos a importância de contar com a gestão de custos de forma estratégica e como realizar uma boa administração financeira.

O que é gestão de custos? 

Na prática, a gestão de custos é o processo de identificação, medição, controle e reporte dos custos envolvidos na produção e venda de um produto ou serviço. 

Ela é essencial para empresas de todos os tamanhos para ajudar a entender o impacto dos custos nos resultados financeiros da empresa e gargalos que podem ser melhorados para promover o crescimento do negócio. 

Os custos são geralmente classificados de acordo com sua natureza, como custos variáveis, custos fixos e custos de capital. 

Assim, a gestão de custos pode ser realizada usando diversas técnicas, como análise do custo-benefício, análise ABC, análise de custos de processo e análise de custos de atividade.

Consequentemente, consegue-se mais clareza nos fluxos financeiros e decisões a serem tomadas junto a uma consultoria de contabilidade.

Técnicas para a gestão de custos nas empresas

Agora que você já sabe o que é a gestão de custo e seu principal impacto nos negócios, chegou o momento de conhecer – de forma mais direcionada – os principais processos e técnicas que podem ser implementados para promover a devida gestão em seu negócio.

Análise do custo-benefício

Esta técnica envolve avaliar os custos e os benefícios associados a uma proposta ou decisão. 

Essa análise ajuda as empresas a entender o custo de uma determinada ação em relação ao benefício esperado.

Com isso, consegue-se definir quais as melhores estratégias a serem adotadas considerando o menor gasto e maior potencial de resultado. Como o investimento em uma operadora de streaming de Tv, como a Tv Express Oficial que economiza nos custos mensais com Tv e entretenimento.

Análise ABC

Esta técnica ajuda a identificar os custos associados a cada atividade e produto. 

A análise ABC também ajuda a determinar quais atividades são mais valiosas para maximizar a lucratividade da empresa, estabelecendo as ações-foco e as áreas que demandam mais investimento e energia.

Análise de custos de processo

Esta técnica ajuda as empresas a identificarem e monitorarem os custos associados a cada processo, como produção, acessórios como porta de vidro, distribuição ou marketing. 

Isso ajuda a reduzir os custos dos processos e melhorar a eficiência das áreas, realocando os recursos de forma mais adequada em casos de necessidade.

Análise de custos de atividade

Esta técnica permite identificar os custos associados a cada atividade.

Isso ajuda a melhorar o desempenho das empresas, pois possibilita saber quais atividades são mais caras e quais são mais rentáveis para o negócio.

Deste modo, a gestão de custos é essencial para que as empresas atinjam seus objetivos de lucratividade. 

Com as melhores práticas de gestão de custos, as empresas podem maximizar seus lucros, melhorar a qualidade dos produtos e serviços e oferecer melhores serviços aos seus clientes.

Qual a relação entre ROI e gestão de custos? 

Além desses conceitos abordados, há outro termo muito importante para a gestão de custos e otimização dos resultados de um negócio. Estamos falando do ROI.

Na prática, o ROI (Retorno sobre Investimento) é uma métrica usada para medir a eficácia de um investimento. Ou seja, é uma medida muito importante para estabelecer quais ações estão promovendo mais retorno e lucro para a empresa.

Para isso, o ROI é calculado ao dividir o lucro total (ou a economia de custos) obtido com a execução de uma estratégia pelo valor total investido na estratégia. 

Consequentemente, a relação entre a métrica e a gestão de custos é que eles exercem impacto direto no resultado obtido pela empresa. 

Afinal, assim como a gestão de custos é uma ferramenta essencial para maximizar o ROI, o ROI se mostra imprescindível para determinar qual direção tomar para realizar uma gestão de custos eficaz. 

Com isso, a gestão de custos permite identificar e reduzir os custos desnecessários. 

Mais ainda, ajuda a estabelecer as áreas que deve investir para melhorar o desempenho, bem como a determinar fluxos mais efetivos para realizar um planejamento sucessório familiar mais qualificado.

Impactos de aplicar a gestão de custo nas pequenas empresas

Como pode ser percebido, a gestão de custos é determinante para o sucesso de pequenas empresas – assim como de negócios de quaisquer outros portes.

Isso porque permite otimizar os investimentos que serão feitos para desenvolver e posicionar o negócio, possibilitando escolhas mais acertadas, o que melhora os retornos obtidos.

Afinal, para obter um melhor desempenho, é necessário que as empresas sejam capazes de calcular, controlar ou administrar os custos de forma eficiente, determinando os objetivos e prioridades – que pode ser a expansão da marca – para melhorar as estratégias de negócios.

Isso permite que as empresas tomem decisões mais acertadas e eficazes, a partir da análise efetiva do desempenho de seus produtos e serviços a partir dos fluxos financeiros.

Além disso, a gestão de custos é importante para as pequenas empresas porque lhes dá uma melhor compreensão de como seus negócios estão funcionando. 

Ela permite identificar áreas que estão gastando mais do que o necessário e onde podem economizar. 

Por exemplo, se um escritório contábil São Paulo identificar áreas onde seus custos estão sendo muito altos, indicará maneiras de reduzir ou otimizar esses custos. 

Isso aumentará as margens de lucro e, por sua vez, o potencial de sucesso. 

A gestão de custos também ajuda as pequenas empresas a entenderem melhor como as vendas afetam seus resultados. 

Isso permite tomar melhores decisões comerciais e fornecer serviços de melhor qualidade aos clientes. 

Portanto, a gestão de custos desempenha um papel vital no sucesso de qualquer empresa, especialmente de pequenos empreendimentos. 

É uma parte essencial para que as empresas possam controlar seus custos, melhorar seus produtos e serviços e obter melhores resultados.

Confira nos tópicos a seguir os principais benefícios de contar com essa estratégia de forma contínua.

  1. Redução de custos

A gestão de custos é fundamental para identificar onde é possível reduzir custos com operações, serviços e produtos, o que possibilita otimizar seus investimentos e obter mais rentabilidade. 

  1. Aumento da produtividade

Uma gestão eficiente de custos também aumenta a produtividade, pois incentiva as equipes a serem mais eficientes e a utilizarem melhor os recursos disponíveis, identificando os gargalos existentes com mais precisão.

  1. Facilidade na tomada de decisão

A análise de custos também é uma opção interessante para avaliar qual é a melhor escolha nos momentos em que é necessário tomar decisões.

Isso porque fornece insights com base em informações concretas e atualizadas. 

  1. Redução do desperdício

A gestão de custos determina quais são os processos e atividades que estão gerando desperdício de recursos, o que permite ajustar esses processos, otimizando o uso dos materiais, tecnologias e dinheiro, além de melhorar os fluxos produtivos.

  1. Lucratividade

Todas essas medidas de ajuste de custos contribuem para que a empresa obtenha maior lucratividade, pois reduz os custos gerais e aumenta a produtividade dos processos e profissionais.

Como implementar a gestão de custos de forma eficaz? 

Viu só como o seu negócio pode desenvolver todo seu potencial e crescer de forma consistente e saudável ao longo do tempo por meio de fluxos simples de gestão de custos? 

Por isso, após saber os impactos desta estratégia, confira abaixo o passo a passo para implementar uma gestão de fluxos eficaz em seu negócio.

  1. Estabeleça metas

O primeiro passo para implementar uma gestão de custos eficaz é estabelecer metas claras e quantificáveis sobre os fluxos e melhorias que se deseja estabelecer. 

Essas metas devem ser alcançáveis, mas desafiadoras, a fim de estimular a equipe a buscar soluções criativas para alcançar os objetivos. 

  1. Determine os processos

Após estabelecer as metas, para que seja possível controlar os custos e alcançar os resultados determinados, é importante estabelecer processos que permitam monitorar os custos e compará-los com as metas estabelecidas. 

  1. Controle os gastos

Mais ainda, é necessário implementar mecanismos de controle de gastos que permitam registrar todas as despesas efetuadas pelas empresas, seja esse fluxo feito em planilhas ou softwares dedicados aos controles de gastos. 

  1. Realize a análise dos custos

Uma vez estabelecidos os processos e as metas, é importante analisar os custos periodicamente para identificar oportunidades de redução, novos investimentos e para identificar áreas que demandam reformulações quanto aos custos.

  1. Treine os funcionários

Por fim, é importante que os funcionários sejam treinados para que entendam a importância de uma gestão de custos eficaz para o sucesso da empresa e de modo que uma cultura voltada aos resultados enxutos seja estabelecida – priorizando novas práticas e melhorias.

Cuidados necessários ao implementar a gestão de custos 

Assim como um fluxo claro de gestão de custos deve ser seguido, há alguns cuidados que demandam atenção ao implementar essa prática de modo a otimizar ainda mais os resultados.

Nesse contexto, levando em conta o primeiro passo, é fundamental estabelecer metas realistas, garantindo que resultados eficazes e qualificados sejam atingidos. 

Os processos também devem estar claros para todos os profissionais, gestores e stakeholders envolvidos, de modo que possam entender o que é necessário fazer para alcançar as metas. 

Da mesma forma, é importante acompanhar os custos periodicamente para identificar áreas com alto gasto e buscar soluções para reduzi-los. 

Por fim, é importante utilizar a tecnologia para facilitar a gestão de custos, pois ela oferece soluções que permitem otimizar o uso dos recursos, aumentar a eficiência e reduzir os custos de forma qualificada e ágil.

Relação entre tecnologia e gestão de custos

Inclusive, considerando a tecnologia, também é importante identificar e estabelecer o seu impacto direto na otimização da gestão de custos.

Isso porque ambos os conceitos e práticas estão intimamente relacionados, pois a tecnologia oferece soluções que permitem otimizar o uso dos recursos, aumentar a eficiência e reduzir os custos, atuando diretamente na gestão eficaz.

Para se ter uma ideia, a tecnologia possibilita que os gestores obtenham informações precisas sobre os custos, monitorando e controlando os gastos da empresa em tempo real e de forma precisa. 

Além disso, ela permite que os gestores realizem análises de dados e criem modelos para prever custos futuros, o que permite estabelecer metas e tomar decisões embasadas em dados. 

A tecnologia também permite automatizar processos, o que reduz o tempo de execução e otimiza o uso dos recursos. 

Por fim, ela permite que os gestores colaborem em tempo real, o que facilita a identificação e solução de problemas de forma eficaz e ágil, visto que todos podem focar a atenção na resolução e melhoria de fluxos e outras atividades criativas e de gerenciamento.

Por que utilizar a tecnologia para fazer gestão de custos?

Deste modo, tendo conhecimento sobre o potencial que a tecnologia pode proporcionar para a gestão de custos, e sem que isso demande um alto investimento, é importante elencar quais funcionalidades e melhorias podem ser alcançadas ao automatizar os processos de gestão contábil.

Confira nos tópicos a seguir os benefícios de contar com a tecnologia para a gestão de custos de forma mais direcionada.

  1. Eficiência nos processos

Utilizar a tecnologia para fazer gestão de custos permite que as empresas aproveitem as funções automatizadas e as ferramentas de análise de dados, o que aumenta a eficiência das operações.

  1. Precisão e análise de dados

A análise de dados é fundamental para a tomada de decisões na gestão de custos. 

Assim, a tecnologia permite que os gestores analisem os dados de forma mais rápida e eficaz, permitindo que eles obtenham informações mais precisas sobre os custos e  identifiquem oportunidades de redução, o que facilita a tomada de decisão embasada.

  1. Agilidade

A tecnologia também permite que as empresas executem processos de forma mais rápida e eficiente, o que ajuda a otimizar o uso dos recursos.

  1. Redução de custos

A tecnologia oferece inúmeras oportunidades para reduzir custos, pois ela permite que as empresas aproveitem soluções mais eficientes e automatizadas.

  1. Melhorias contínuas

Além disso, a tecnologia permite que as empresas implementem melhorias contínuas por meio da coleta de dados e da análise periódica dos custos.

  1. Controle de gastos

A tecnologia pode ajudar os gestores a monitorar e controlar os gastos da empresa, pois existem ferramentas que permitem acompanhar todas as despesas de forma automatizada. 

  1. Automatização de processos

A automatização de processos é outra forma de como a tecnologia pode auxiliar na gestão de custos. Existem ferramentas que permitem fazer isso com qualidade, reduzindo o tempo de execução e otimizando o uso dos recursos. 

  1. Gerenciamento de projetos

Além disso, também existem ferramentas de gerenciamento de projetos que permitem acompanhar o progresso de todos os projetos, o que ajuda a identificar oportunidades de redução de custos. 

  1. Colaboração em tempo real

Por fim, a tecnologia permite que os gestores colaborem em tempo real, o que permite identificar e solucionar problemas de forma mais eficaz.

Ferramentas e softwares para fazer a gestão de custos 

Por fim, visto todos os benefícios proporcionados pela tecnologia, cabe conhecer algumas ferramentas que possibilitam a gestão de custos de forma otimizada. São eles:

  • Softwares de contabilidade;
  • Planilhas de custos;
  • Dashboards;
  • Sistemas de gerenciamento de projetos;
  • Softwares de gestão de orçamento.

Comece a aplicar a gestão de dados de forma efetiva

Como pode ser percebido ao longo deste conteúdo, a gestão de custos é fundamental para o crescimento saudável de um negócio, visto que possibilita ações como:

  • Redução de custos;
  • Otimização de recursos;
  • Aumento da produtividade;
  • Tomada de decisão embasada;
  • Melhorias contínuas.

Tudo isso pode ser alcançado a partir de ferramentas tecnológicas diversas, tornando a rotina de gestão mais prática e ágil.

Assim, para escolher adequadamente quais ferramentas e estratégias usar, lembre-se de primeiro considerar seus objetivos, nicho de mercado e oportunidades que existem no segmento.

Com isso, o sistema poderá ser implementado de forma devida, possibilitando todos os benefícios que a gestão de dados proporciona para o desenvolvimento de sua pequena empresa.

Texto originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, canal em que você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.